Blog

Compliance aziendale: come declinare le normative nei processi aziendali

Compliance aziendale: come declinare le normative nei processi aziendali

pubblicato il: 21 febbraio 2020

Proteggere le aziende dai rischi di carattere legale e reputazionale. È a questo fine che mira la compliance aziendale, ovvero la conformità delle attività d’impresa alle disposizioni normative, ai regolamenti, alle procedure e ai codici di condotta di settore.  

Dal Dlgs “Sicurezza sul lavoro” al "Codice in materia di protezione dei dati personali” (solo per fare due esempi), sono sempre più numerose le indicazioni legislative che regolano “dall’alto” i processi aziendali e chiedono all’imprenditore un adeguamento che scongiuri eventuali conseguenze dannose.  

Oggi le imprese sono tenute ad attuare attività interne che agiscano sulla prevenzione del rischio di non conformità alle normevale a dire - come spiega la Banca d’Italia - di “incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite finanziarie rilevanti o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme imperative ovvero di autoregolamentazione”. Ma in che modo le aziende possono agire, a livello concreto? 

 

Cosa vuol dire fare compliance aziendale

Possiamo dire che gestire la compliance aziendale significhi mettere in atto due processi:  

  1. identificare l’insieme di procedure preventive finalizzate ad evitare il rischio di non conformità normativa; 
  2. suggerire, nel caso si riscontrino disallineamenti, le soluzioni più adeguate. 

L’attuazione combinata delle due strategie mira, come detto, a raggiungere l’obiettivo principale della compliance: proteggere l’impresa dai pericoli di tipo legale e reputazionale, costruendone un’immagine e un’identità forte e autorevole.

 

Compliance aziedale: un reticolo di richieste sempre più articolato 

Il quadro normativo cui le imprese devono far fronte si fa sempre più articolato. Le norme nazionali e internazionali prolificano, si susseguono, si sovrappongono. Alle leggi primarie e secondarie si affiancano regolamenti, direttive, statuti, codici di condotta e di autodisciplina. E a queste si aggiungono standard e norme privatistiche, sistemi di gestione, prescrizioni tecniche e linee guida che regolano le trasformazioni in atto.  

Lo sforzo richiesto agli imprenditori in termini di compliance aziendale è importante. Oltre all’impegno per adeguarsi ai cambiamenti esterni, le imprese devono saper far fronte a molteplici richieste. Devono mettere a punto processi e strutture organizzative in grado di prevenire la violazione delle norme, devono attuare procedure che rispettino gli standard, devono individuare i metodi migliori per mitigare pericoli di sanzioni, perdite operative, danni di reputazione o, peggio, di interdizione parziale o totale dell’attività. Tutto questo significa dotarsi di una visione a 360 gradi sul contesto.  

 

Il giusto approccio alla compliance aziendale

È quindi fondamentale che le aziende sappiano affrontare questa grande sfida con un approccio innovativo e integrato, in grado di evitare ridondanze di processi, documenti, sistemi informativi e strutture. Il loro scopo sarà dunque districarsi al meglio in un reticolo fatto di regolamenti e leggi spesso collegati fra loro, di normative che spesso si fermano ai “massimi sistemi”, senza riferimenti specifici ai requisiti concreti, e di richieste sempre più pressanti di conformità agli standard di riferimento. 

 

Affrontare la sfida della compliance aziendale: i passi da compiere 

Il rischio compliance riguarda tutte le imprese. Indipendentemente dalla grandezza e dal settore di attività, tutte oggi hanno il dovere di gestire questo aspetto, nell’ambito della più ampia gestione dei rischi aziendali. 

Ma entriamo nel concreto. E vediamo che cosa un’azienda deve fare. 

Mentre alle istituzioni finanziarie la legge richiede l’istituzione di una specifica funzione interna, le imprese non sono tenute a individuare un addetto specifico alla compliance aziendaleÈ tuttavia in termini di etica e di condotta deontologica che si gioca la partita: a fronte di scandali finanziari, fallimenti e dell’ampliamento del Dlgs sulla responsabilità amministrativa, rafforzare i presìdi che mirano ad assicurare l’osservanza delle normative sul business e sui rapporti con la clientela oggi è indispensabile. 

 

Il valore della consulenza sulla compliance aziendale

Una soluzione, soprattutto nelle realtà meno strutturate, può essere affidarsi a un esperto della materia, un consulente dotato di un ampio sguardo sia sul settore assicurativo sia sulle modalità di prevenzione e mitigazione del rischio di non conformità normativa. 

L’esperto di compliance, interno o esterno, non sarà una figura secondaria. Si tratta infatti di una funzione capace di influenzare la strategia aziendale, di indicare le best practice di settore e, allo stesso tempo, mantenere alta l’attenzione sulla competitività. Nel momento in cui dovesse poi individuare disallineamenti, a lui spetterà il compito di suggerire soluzioni per sanarli. Insomma, sulle sue spalle peserà una responsabilità notevole: tutelare gli amministratori da possibili responsabilità personali, migliorare le relazioni con la clientela, consolidare i principi etici aziendali, evitare rischi di sanzioni, prevenire ricadute negative sul bilancio, proteggere l’immagine dell’impresa verso il pubblico e gli stakeholder ed equilibrare le condotte dei dipendenti. 

 

L’esperto di compliance aziendale: ecco che cosa deve fare 

Ma quali sono i compiti concreti dell’esperto di compliance aziendale? 

Data l’importanza del ruolo, a questa figura spettano più funzioni: 

  • Affiancare le strutture aziendali nell’applicazione delle norme, dei codici, dei regolamenti e degli standard, facendo in modo che ne venga garantita la messa in atto e che si prevengano i rischi di non conformità normativa e reputazionale; 
  • Monitorare le novità normative in tutti i settori di possibile interesse (Privacy, Trattamento dati personali, Tutela del consumatore, Antiriciclaggio, Qualità e certificazione, Sicurezza sul posto di lavoro, Sicurezza informatica, Responsabilità amministrativa delle persone giuridiche) e segnalarle all’azienda; 
  • Costruzione e aggiornamento continuo di una roadmap di adeguamento complessiva, con l’indicazione di deadline ed eventuali rischi; 
  • Modellizzare i requisiti normativi sulla base delle caratteristiche aziendali e disegnare piani di adeguamento alle normative, identificando azioni concrete da implementare; 
  • Coordinare l’attuazione e l’applicazione dei piani di adeguamento, attraverso modelli di compliance normativa; 
  • Confrontare i requisiti di normative e standard differenti, immaginando possibili sinergie e razionalizzazioni in un’ottica di approccio integrato; 
  • Predisporre eventuali percorsi formativi che favoriscano l’attuazione delle nuove norme e semplificare l’interpretazione di tali prescrizioni con tecniche di rappresentazione specifiche; 
  • Evitare disallineamenti fra le attività aziendali e le regole interne ed esterne; 
  • Sanare gli eventuali casi di discordanza fra le attività aziendali e le norme in vigore; 
  • Effettuare controlli di conformità in modo coordinato con le altre funzioni aziendali, con l’intento di identificare gli specifici ambiti di azione ed evitare sovrapposizioni nei processi di controllo; 
  • Organizzare la struttura aziendale in modo da raggiungere gli obiettivi di prevenzione del rischio, senza perdere competitività sul mercato. 

Il suo contributo, in un’ottica integrata con le altre funzioni interne, sarà determinante nel rendere l’impresa performante in termini di compliance aziendale. E solleverà l’imprenditore di un carico che, gestito senza le specifiche competenze, potrebbe rivelarsi molto rischioso non solo per il business, ma anche per le persone che lo rappresentano. 

New call-to-action 

 

Tags: Compliance Aziendale


Articoli Correlati

Data Quality: cos'è e quanto incide nell'insurance

read more

Compliance normativa: cosa può fare SAP

read more